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ECM Alfresco
ECM es el acrnimo de "Enterprise Content Management". A traves de la gestin de contenidos empresariales (Enterprise Content Management, ECM) las compaas adquieren, interiorizan, comparten, publican y optimizan la informacin y los contenidos disponibles en el seno de sus organizaciones. Es un conjunto de tecnologas o herramientas software que permiten la captura, almacenamiento y recuperacin, control de versiones, publicacin y control del ciclo de vida de los documentos y contenidos de una organizacin. La tecnologa ECM permite hacer de la informacin un aliado estratgico y no una simple y descabellada acumulacin de documentos. Esta nueva manera de entender la informacin permite manejar el ciclo de vida til (ILM por sus siglas en ingls) de manera precisa, haciendo que los procesos de la organizacin (desde atencin al cliente hasta el desarrollo y seguimiento de nuevos proyectos) puedan seguirse minuciosamente y a cada seccin slo acceda el personal habilitado. La aplicacin de esta tecnologa en una empresa requiere de un estudio intensivo de la organizacin y de la manera en que la informacin se genera y circula a travs de ella. De esta manera se puede configurar el programa adecuadamente para que sea funcional a la empresa. El uso de la tecnologa ECM permite reducir costos en distintos sentidos, ya que se ahorra dinero en papelera, en fotocopias e impresin y se evita que documentacin sensible quede al alcance de cualquiera. Como costo indirecto, esta tecnologa ayuda a optimizar los recursos humanos, ya que se reduce sensiblemente el personal dedicado a la bsqueda y copiado de documentos. Consultar con personas idneas y acceder a informacin confiable permiten que el uso de ECM no sea un derroche de dinero ni un gasto intil. No contar con la documentacin en el momento adecuado es igual a no tenerla. Es por esta razn que la simple digitalizacin no constituye por s misma una mejora del tratamiento documental si no va a acompaada por un proceso slido y profundo. |
